Overleg met de dorpswethouder

In het contact met de gemeente UH werd steeds meer duidelijk dat men ons als een actiegroep ging zien. Door enkele leden waren we hiervoor al gewaarschuwd en die waarschuwingen hebben we wel degelijk meegenomen in onze overwegingen.

Persoonlijk ben ik een groot voorstander van de stelling: 'Wat krom is kan men nu eenmaal niet recht praten' en helaas komt dat er hier met enige regelmaat wel op neer.

Nu trekken de rookwolken van een klein jaar pittige gesprekken met de lokale overheid op, waarbij soms een vertegenwoordiger van de gemeente zich behoorlijk geschoffeerd voelde. Dat mag niet de bedoeling zijn want onze acties richten zich niet op de bewuste man of vrouw, we richten ons uitsluitend op de inhoud van de plannen. Conclusie: er is sprake van een enorme miscommunicatie en in enkele gevallen van een totaal ontbreken van communicatie. Het bestuur van MMN heeft besloten het initiatief te nemen om weer op een positieve manier met elkaar in gesprek te komen. Hiervoor hebben we een verzoek ingediend bij onze dorpswethouder mevrouw Van Oostrum. Naast het feit dat mevrouw Van Oostrum de dorpswethouder is, heeft zij geen lopende zaken of geschillen van MMN in haar portefeuille die het doel van een dergelijk gesprek in de weg zouden kunnen staan. Het doel van het gesprek was duidelijk. Hoe kunnen we bereiken dat de beschikbare energie van MMN en de gemeente UH elkaar gaan versterken inplaats van verzwakken? In een eerdere Modderkoning heb ik al eens toegelicht hoe de afspraakprocedure met een wethouder in zijn werk gaat en ook nu kwam het weer neer op de MMn-BBb ( Mail, Mail nogmaals - Bel, Bel een beetje boos) methode.

Het gesprek met mevrouw Van Oostrum

Op donderdag 26 januari 2012 kwamen wethouder Van Oostrum, vertegenwoordigers van de afdeling groenbeheer en de wijkregisseur van de gemeente Utrechtse Heuvelrug Philip Broertjes op bezoek voor een afspraak met enkele bestuursleden van MMN: Michiel Keizer, Thijs Meinders en Richard Zweekhorst.

Na de inleidende beleefdheden zijn we overgegaan tot de kern van het probleem en kreeg eenieder de gelegenheid te verduidelijken waar de schoen wrong. De behandelend ambtenaren waren oprecht boos op ons. Hadden we inzake de kapvergunningen en het groenstructuurplan niet gewoon even kunnen bellen en overleggen? Eerlijkheidshalve konden wij, geredeneerd vanuit het standpunt van de gemeentevertegenwoordiger, hier wel enig begrip voor opbrengen. Ook de gemeente wil gewoon lekker werken en waar nodig constructief overleggen. Dat geeft een in ieder geval een mooi uitgangspunt voor een oplossing.

Ik ben begonnen met de wethouder te vragen of zij er een idee van had hoe een afspraak als deze tot stand komt? De te volgen 'MMn-BBb procedure' was geheel nieuw voor haar. En toch is deze gang van zaken illustratief voor het probleem. De interne communicatie bij de gemeente is echt onvoldoende en de ene afdeling weet niet wat de andere bespreekt. Slechts zelden worden gesprekken genotuleerd waardoor iedere betrokken ambtenaar iedere keer opnieuw bijgepraat moet worden over dezelfde onderwerpen. Wij hebben de lopende zaken de revue laten passeren en de vertegenwoordigers van de gemeente gevraagd hoe zij zelf zouden reageren.

  • Baggerwerk in de Driesprong.
    De gemaakte afspraken werden niet nagekomen!
  • Het beheer van de Kolken in Maarsbergen.
    De gemaakte afspraken werden niet nagekomen!
  • Overleg over de kapaanvragen.
    MMN heeft hierbij aangegeven dat het overleg stopt als de omgevingsvergunning formeel wordt aangevraagd. Overleg viel stil en de vergunning werd gepubliceerd. Resultaat bezwaarschriften!
  • Dorpsgericht werken.
    MMN praat in verschillende sessies mee in het voortraject. Uiteindelijk worden niet MMN maar de CHC en de VBMM gevraagd zitting te nemen in het omgevingspanel. Zonde van de geïnvesteerde energie en het gevoerde constructieve overleg met wethouder Verhoef.
  • Wijkregisseur.
    Onze wijkregisseur hebben we het afgelopen jaar niet gezien of gesproken.
  • Mandaat.
    Mensen zonder mandaat van de vereniging worden probleemloos aangemerkt als vertegenwoordiger. We hebben klip en klaar duidelijk gemaakt dat uitsluitend het bestuur van MMN bevoegd is tot het zetten van handtekeningen en het maken van bindende afspraken. Het kan niet zo zijn - en dat moeten overigens ook onze leden beseffen - dat iemand op persoonlijke titel zonder enig overleg met het bestuur afspraken gaat maken in het veld als vertegenwoordiger van de vereniging. Dit leidt onherroepelijk tot problemen omdat men nu eenmaal niet op de hoogte kan zijn van de laatste ontwikkelingen binnen het Groenberaad, de FGH, de Poort van Bunnik en dergelijke. De mensen binnen de vereniging die dit mandaat wel hebben, zijn hiervan op de hoogte en rapporteren hun bevindingen ook terug naar het bestuur.

Contact opnemen met de gemeente

Het werd de aanwezigen pijnlijk duidelijk dat het geen gebrek aan goede wil is, maar veeleer het gebrek aan interne communicatie dat de structurele oorzaak is van de hierboven geschetste problemen. De betrokken ambtenaren wierpen tegen dat wij gewoon kunnen bellen en dat is begrijpelijk van hun kant.

Maar het probleem voor MMN, en ook voor ieder ander die contact met de gemeente opneemt, is dat we af en toe gewoon niet weten wie we precies voor een bepaalde kwestie moeten benaderen. Telefoongesprekken van twintig minuten waarbij je minimaal vijftien minuten in de wacht staat zijn eerder regel dan uitzondering. Vertwijfeld word je doorverbonden van de afdeling groen naar bestuursondersteuning en weer verder naar vergunning en handhaving. Iedere keer vertel je hetzelfde verhaal en als je na tien minuten wachten en herhalen een beetje geïrriteerd raakt, word je al snel als lastig aangemerkt.

We hebben tijdens de bijeenkomst met de verantwoordelijk ambtenaar voor de uitvoering van het bomenbeleid gesproken en hem de vraag gesteld wat hij in een dergelijk geval zou doen. Vertel ons dan eens als MMN bestuursleden wat jullie wél van ons verwachten in deze situatie? Er kwam geen antwoord op deze vraag. Toch beschouwen wij deze bijeenkomst toch als een constructief overleg waarbij er begrip en goede wil is getoond van beide kanten. Wij hebben vanuit onze vereniging nogmaals, zoals mijn vele voorgangers het zonder enige twijfel ook hebben getracht, aangegeven dat wij vooral proactief willen meedenken.

Plannen maken en plannen beoordelen

Echter, de verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van de plannen komt uitsluitend voor rekening van de gemeente Utrechtse Heuvelrug en niemand anders. Als vrijwilligersorganisatie kunnen wij desgevraagd meedenken en met onze lokale expertise bijdragen aan de bestaande planvorming. De plannen kunnen hier alleen maar beter van worden. Te vaak worden we in het geheel niet benaderd of er wordt ons gevraagd om plannen zélf te ontwikkelen. Dat laatste is niet onze taak, die verantwoordelijkheid hebben we niet en ook hebben we daarvoor niet de nodige kennis en vaardigheid in huis. Deze boodschap herhaal ik inmiddels een jaar lang bij ieder overleg. Het is wel gemakkelijk voor de gemeente want in mijn dagelijks werk los ik vaak gelijksoortige vraagstukken op. Op basis daarvan kunnen we als MMN behoorlijk veel invloed hebben. Maar het kan niet zo zijn dat de voorzitter van MMN als een onbezoldigd adviseur van de gemeente Utrechtse Heuvelrug gaat optreden.

Resumé

MMN en de gemeente UH hebben met dit overleg gezamenlijk op de reset button gedrukt. We maken weer een frisse start met zijn allen en proberen de beschikbare energie samen op een opbouwende manier aan te wenden. Het is nu aan een ieder om deze afspraak na te komen. Een eerste oplossing voor het nog steeds voortdurende probleem rond de bezwaarde kapvergunningen is in de maak. De betrokken ambtenaar van het boombeheer is zijn afspraak nagekomen en dat is een mooie start. We moesten overigens daarna opnieuw constateren dat afspraken door de gemeente niet zijn nagekomen noch door wethouders en noch door uitvoerend ambtenaren. We zijn er nog lang niet!

door: Richard Zweekhorst